Powiem ci szczerze, jak siadałem do tego pierwszy raz, to spodziewałem się jakiejś masakry z papierami — a okazało się, że wpis do CEIDG nic nie kosztuje i cały wniosek wyślemy przez internet, nawet nie ruszając się z domu. I to jest właściwie pierwsza rzecz, którą warto sobie zapisać, zanim w ogóle zaczniemy główkować, jak założyć działalność gospodarczą w 2026 roku. Bo cała ta rejestracja w CEIDG sprowadza się raczej do jednego formularza i tyle. No i fajne jest to, że numery REGON, NIP oraz zgłoszenie do ZUS odpalają się same, automatycznie, na jego podstawie. Nic nie musimy klikać osobno.
Resort rozwoju od lat powtarza to jednym zdaniem: rejestracja jest za darmo, a każdy, kto chce od przedsiębiorcy kasy za samo założenie firmy, po prostu łamie prawo. I tu uwaga … bo wciąż krążą takie komercyjne pisemka, które niby sugerują jakąś obowiązkową opłatę rejestracyjną. To są zwykłe wyłudzenia, nie żadne urzędowe rachunki.
Jak założyć działalność gospodarczą przez wniosek CEIDG
Ten cały formularz CEIDG-1 to jest dokładnie ten sam papier, który naraz rejestruje firmę, nadaje NIP i REGON, no i zgłasza płatnika składek do ZUS. Jeden papier, a robi tyle rzeczy. Wpisujemy w nim nazwę, adres, datę rozpoczęcia działalności oraz kody PKD, czyli w sumie to, czym ta firma w ogóle będzie się zajmować.
Żeby złożyć wniosek online, potrzebujemy Profilu Zaufanego albo podpisu kwalifikowanego. Jak już wyślemy, to wpis pojawia się w ewidencji od razu, zwykle w ciągu kilku minut, no najpóźniej następnego dnia roboczego. Można też po staremu — pójść do dowolnego urzędu gminy i złożyć papierowy formularz, a urzędnik sam go wklepie do systemu.
I jeszcze jedno: data rozpoczęcia działalności wcale nie musi się pokrywać z dniem, w którym składamy wniosek. Możemy wskazać datę wcześniejszą albo przyszłą, a to akurat ma znaczenie, bo od tego liczy się terminy ulg składkowych. No i od tego dnia zaczyna nam biec obowiązek zgłoszenia siebie do ubezpieczeń.
Ulga na start zwalnia z części składek przez sześć miesięcy
Tu jest naprawdę miło, bo przez pierwsze pełne sześć miesięcy jako nowy przedsiębiorca możemy w ogóle nie płacić składek społecznych. To właśnie ta ulga na start, zapisana w Prawie przedsiębiorców. Obejmuje zwolnienie ze składki emerytalnej, rentowej, chorobowej i wypadkowej — czyli, no, całkiem sporo tego.
Tyle że uwaga, zwolnienie nie dotyczy składki zdrowotnej, tę i tak musimy płacić od pierwszego miesiąca. Z ulgi na start korzysta osoba, która zakłada firmę pierwszy raz albo wznawia ją po co najmniej 60 miesiącach przerwy i nie świadczy usług na rzecz byłego pracodawcy. Szczegółowe warunki opisuje między innymi serwis money.pl poświęcony składkom przedsiębiorców.
A jak ta ulga na start się już wyczerpie, to wchodzi tak zwany preferencyjny ZUS. Przez kolejne 24 miesiące podstawą wymiaru składek społecznych jest 30 proc. minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2026 roku 1 441,80 zł. I dopiero po tym okresie przechodzimy na pełne składki.
Składki ZUS w 2026 roku rosną razem z płacą minimalną
Minimalne wynagrodzenie od stycznia 2026 roku wynosi 4 806 zł i to ono w sumie napędza większość stawek ZUS. Razem z nim w górę poszła i składka zdrowotna na skali, i podstawa preferencyjnego ZUS. Pełne składki, czyli ten tak zwany duży ZUS, płacimy raczej dopiero po zakończeniu okresów ulgowych.
Zobacz, poniższe zestawienie pokazuje mniej więcej, ile kosztuje każdy etap w skali miesiąca w 2026 roku.
| Etap składkowy | Czas trwania | Składki społeczne / mies. | ZUS razem ze zdrowotną (skala) |
|---|---|---|---|
| Ulga na start | pierwsze 6 miesięcy | 0 zł | tylko zdrowotna |
| Preferencyjny ZUS | kolejne 24 miesiące | 456,19 zł | ok. 770–890 zł |
| Duży ZUS | po 30 miesiącach | 1 788,29 zł | 1 926,76 zł |
A po dwóch latach działalności możemy jeszcze sięgnąć po Mały ZUS Plus, jeśli przychód z poprzedniego roku nie przekroczył 120 tys. zł. Wtedy składki społeczne liczy się od dochodu, a nie od stałej podstawy. Tylko uwaga … ten mechanizm wyklucza się z preferencyjnym ZUS, nie da się korzystać z obu naraz.
Forma opodatkowania przesądza o wysokości daniny
Zakładając firmę, wybieramy jedną z trzech form opodatkowania: skalę podatkową, podatek liniowy albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Decyzję zaznaczamy we wniosku CEIDG-1, a w trakcie roku można ją zmienić tylko w ściśle określonych terminach.
Krótko o każdej: skala podatkowa to stawki 12 i 32 proc. z kwotą wolną 30 tys. zł rocznie. Podatek liniowy oznacza stałe 19 proc. niezależnie od dochodu, ale bez kwoty wolnej i bez wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Ryczałt z kolei nalicza podatek od przychodu, bez odliczania kosztów, za to w niskich stawkach — od 8,5 proc. dla wielu usług po 12 proc. dla części branży IT.
I pamiętaj, że wybór formy to nie tylko podatek dochodowy, o nie. To też sposób liczenia składki zdrowotnej, i dlatego firma z wysokimi kosztami często wychodzi lepiej na skali, a usługowa działalność bez wydatków — raczej na ryczałcie. Porównania stawek i progów dla poszczególnych branż prowadzi na bieżąco serwis Infor poświęcony działalności gospodarczej.
Rejestracja VAT i KSeF to osobne obowiązki
I tu mała pułapka: rejestracja w CEIDG wcale nie robi z nas automatycznie podatnika VAT. Status czynnego podatnika VAT dostajemy dopiero osobnym zgłoszeniem VAT-R, które składamy do urzędu skarbowego. Część firm korzysta ze zwolnienia podmiotowego, dopóki sprzedaż nie przekroczy 200 tys. zł rocznie.
Tylko że niektóre rodzaje działalności tracą prawo do tego zwolnienia od pierwszej złotówki — chodzi między innymi o usługi prawnicze, doradcze czy jubilerskie. W takich przypadkach VAT-R trzeba złożyć jeszcze przed pierwszą sprzedażą. I serio, przeczytanie tej listy wyłączeń przed startem oszczędza nam później sporo korekt.
Od 2026 roku w grę wchodzi też Krajowy System e-Faktur. Obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych faktur w KSeF wchodzi etapami — najpierw obejmuje największych podatników, a mniejsze firmy dołączają w kolejnych miesiącach. Każdy, kto zakłada firmę, powinien sobie sprawdzić, od kiedy KSeF dotyczy akurat jego skali sprzedaży.
Ile realnie kosztuje pierwszy rok firmy na liczbach
Najprościej policzyć to na konkretnym przykładzie, więc weźmy taki: usługowa jednoosobowa firma na ryczałcie, korzystająca z ulgi na start, z przychodem do 60 tys. zł rocznie. Przez pierwsze sześć miesięcy płacimy wyłącznie składkę zdrowotną ryczałtowca, czyli 498,35 zł miesięcznie — to daje 2 990,10 zł za pół roku.
Potem, w kolejnych sześciu miesiącach, dochodzi preferencyjny ZUS, czyli 456,19 zł składek społecznych plus ta sama składka zdrowotna. Razem wychodzi 954,54 zł miesięcznie, a więc 5 727,24 zł za drugie półrocze. No i łączny koszt obowiązkowych danin za pierwszy rok takiej firmy zamyka się kwotą mniej więcej 8 717 zł — i to jeszcze przed podatkiem od przychodu.
Do tego dochodzi sam podatek ryczałtowy oraz ewentualna księgowość — biuro rachunkowe przy prostej działalności to wydatek rzędu kilkuset złotych miesięcznie, choć w sumie wielu drobnych przedsiębiorców prowadzi ewidencję samodzielnie, w darmowych narzędziach. Kalkulator takich kosztów warto przejrzeć razem z naszym poradnikiem o składkach ZUS dla nowych firm, jeszcze zanim zdecydujemy się na formę opodatkowania.
I na koniec rzecz, o której łatwo zapomnieć: zmiana formy opodatkowania na kolejny rok jest możliwa do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnęliśmy pierwszy przychód w nowym roku. Kto chce zmienić skalę na ryczałt albo odwrotnie, ma na to czas zwykle do 20 lutego. Po tej dacie forma obowiązuje już przez cały rok podatkowy.