Od 1 lutego 2026 roku część firm w Polsce nie ma już za bardzo wyboru — fakturę między firmami da się wysłać tylko jednym kanałem i koniec. No i właśnie dlatego pytanie, jak w ogóle wystawić tę fakturę w KSeF, przestało być takie sobie, oderwane od życia. Bo papierowy druk czy PDF wysłany mailem… to już raczej nie przejdzie, jeśli sprzedajesz innej firmie.
Całym tym systemem zarządza Ministerstwo Finansów. I tu jest taki haczyk: faktura nie leci już prosto do kontrahenta, tak jak kiedyś. Najpierw idzie na serwer ministerstwa, tam się ją rejestruje i archiwizuje, a dopiero potem nabywca sobie ją z systemu ściąga. A równolegle, czyli w sumie od razu, podgląda ją też administracja skarbowa.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy i kogo obejmuje
Ustawowy harmonogram dzieli przedsiębiorców na trzy grupy, raczej według tego, ile sprzedają. To, kiedy ruszasz, zależy od obrotu za 2024 rok — i tyle, nie ma co tu za bardzo kombinować.
No więc od 1 lutego 2026 roku faktury w KSeF wystawiają ci podatnicy, u których sprzedaż brutto przekroczyła 200 mln zł. Cała reszta wchodzi do systemu trochę później, czyli od 1 kwietnia 2026 roku. A ci najmniejsi mają czas aż do 1 stycznia 2027 roku.
| Termin | Kogo obejmuje | Obowiązek |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | sprzedaż powyżej 200 mln zł (za 2024) | wystawianie i odbiór |
| 1 lutego 2026 | wszyscy pozostali | odbiór faktur |
| 1 kwietnia 2026 | firmy poniżej 200 mln zł | wystawianie i odbiór |
| 1 stycznia 2027 | sprzedaż miesięczna poniżej 10 tys. zł | wystawianie i odbiór |
No i obowiązek dotyczy transakcji między firmami. Sprzedaż na rzecz konsumentów, czyli to całe B2C, zostaje poza systemem — i tu faktura w KSeF jest dobrowolna, robisz jak chcesz.
Jak wystawić fakturę w KSeF: format XML i numer nadawany przez system
Faktura w KSeF to plik XML w strukturze FA(3). I to jest akurat ta zasadnicza zmiana — dokument nie jest już obrazkiem ani PDF-em do wydruku, tylko takim ustrukturyzowanym zapisem danych, który system sobie czyta automatycznie.
Przedsiębiorca szykuje fakturę w swoim programie księgowym albo w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, którą udostępnia Ministerstwo Finansów. No i potem wysyła ją do systemu. Jak weryfikacja przejdzie poprawnie, system nadaje dokumentowi numer KSeF, czyli taki unikalny identyfikator.
Ten numer KSeF jest w sumie dowodem, że faktura w ogóle weszła do obiegu. Dopiero z tym numerem dokument uznaje się za wystawiony i odebrany. I dlatego to właśnie on, a nie twoja własna numeracja w firmie, przesądza o tym, że transakcja jest udokumentowana.
Każda faktura dostaje do tego kod QR. Dokument wystawiony online ma jeden taki kod, a w środku siedzi numer KSeF.
Certyfikat KSeF i logowanie, bez których system nie przyjmie dokumentu
Zanim w ogóle cokolwiek wyślesz, musisz się uwierzytelnić. Bez potwierdzenia tożsamości system po prostu odrzuca połączenie i tyle, koniec tematu.
Do logowania służą podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, profil zaufany albo token wygenerowany w systemie. Ministerstwo Finansów dorzuca do tego jeszcze certyfikat KSeF — i to akurat on pozwala podpisywać faktury oraz działać w trybie offline.
Uprawnienia możesz nadawać pracownikom i biuru rachunkowemu. To właściciel firmy decyduje, kto wystawia faktury, kto je tylko przegląda, a kto zarządza dostępami. Natomiast — i to się nie zmienia — odpowiedzialność za prawidłowość dokumentu i tak zostaje po stronie podatnika.
Tryb offline24 i awaryjny, gdy nie ma połączenia
System przewiduje też taką sytuację, w której wysłanie faktury w czasie rzeczywistym jest po prostu niemożliwe. No bo różnie w życiu bywa. Stąd mamy trzy tryby pracy.
- Tryb online — faktura trafia do systemu od razu i natychmiast dostaje numer KSeF oraz potwierdzenie.
- Tryb offline24 — wystawiasz fakturę poza systemem, a masz 24 godziny na przesłanie jej do KSeF.
- Tryb awaryjny — uruchamiany przy przerwie technicznej po stronie ministerstwa; system przyjmuje dokumenty z opóźnieniem.
W trybie offline datą wystawienia jest dzień sporządzenia faktury, a nie dzień jej przesłania do systemu. I to rozróżnienie ma znaczenie, raczej spore — bo wpływa na rozliczenie VAT i na terminy płatności.
Kary do 100% kwoty VAT, ale 2026 rok jest ochronny
Za niewystawienie faktury w KSeF ustawa przewiduje sankcję sięgającą 100% kwoty podatku VAT wykazanego na dokumencie. I co ważne, ta kara obejmuje też wystawienie faktury poza systemem wtedy, gdy obowiązek już istnieje.
Wysokość tej sankcji najłatwiej pokazać na liczbach. Przy fakturze na 10 000 zł netto i stawce VAT 23% podatek wynosi 2 300 zł. No i maksymalna kara za pominięcie KSeF to wtedy też 2 300 zł — czyli równowartość całego VAT z tego jednego dokumentu.
Tyle że rok 2026 jest okresem przejściowym. W tym czasie kary za błędy systemowe i za niewystawienie faktury w KSeF są zawieszone. Ustawodawca w sumie dał firmom margines na to, żeby ogarnęły procesy, zanim sankcje zaczną realnie obowiązywać.
Najmniejsi przedsiębiorcy mają do tego jeszcze taką furtkę. Do końca 2026 roku ci, których faktury w danym miesiącu dokumentują sprzedaż do 10 000 zł, a pojedynczy dokument nie przekracza 450 zł, mogą nadal wystawiać faktury elektroniczne albo papierowe. Szczegóły tego całego reżimu kar opisuje Gazeta Prawna.
A jak już te progi przekroczysz, to wyjątek przestaje działać i wracasz pod ogólne zasady. Wtedy jedyną dopuszczalną formą dokumentu w obrocie między firmami zostaje ustrukturyzowana faktura z numerem KSeF.
Obowiązek odbioru faktur przez KSeF rusza wcześniej niż obowiązek ich wystawiania, o czym zresztą pisaliśmy w materiale o terminach wejścia KSeF.